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仕事に悩む人がまず理解すべき仕事に対する考え方と進め方について

どうも、ささもと(@amaeigyo)です。

僕は約4年前に営業職につきました。
最初の半年間全く成果が出ず、「使えない」と言うレッテルを貼られとても苦労したことを今でも覚えています。今回はそのころの自分にまず読ませたい仕事術の本を紹介します。それが

3倍速で終わる!シンプルTODOリスト仕事術です。

著者は、戦略コンサルタントでありながら、450人を超えるオンラインサロンplayersのオーナーであり、月間20万PV超のブログoutward matrixの運営者でもあるshinさんです。

あの頃の僕と同じように仕事に悩んでいる人や、これから新社会人になるのが不安でたまらない人は必ず読むべき本なので紹介したいと思います。

シンプルTODOリスト仕事術

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ちなみにshinさんの前著
7つの仕事術も、仕事に悩む人がぜひ読むべき1冊です。

仕事に悩む人が「7つの仕事術」を必ず読むべき3つの理由こんばんは、ささもとです(@amaeigyo)です。 突然ですが僕は営業マンなのですが、仕事が全然出来ません。 特に営業になりたての頃...
コピー1枚とれなかったぼくの評価を1年で激変させた 7つの仕事術

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なぜ仕事に悩む人や若手社員はまずシンプルTODOリスト仕事術を読むべきなのか

本の冒頭でshinさんはこのように述べています。

TODOリストはあくまでツールです。TODOリストを活用する以前に、私たちは仕事に対する考え方や進め方をしっかりと理解しておく必要があります。それなしにTODOリストだけを使っても、仕事は絶対速くなりません。

引用:3倍速で終わる!シンプルTODOリスト仕事術

当時の僕に一番最初に伝えたい言葉です。

僕は、成果が上がらないだけではなく作業の効率が悪く生産性がとても悪い社員でした。
それでも仕事はどんどん降ってくるので処理しきれずにパンク
上司や先輩、お客様に迷惑をかけてばかりでした。

そしてその状況から抜け出そうと本当に様々なことを試しました。

出来る人の手帳術なんて本を読んでみたり、出来る先輩の真似して分厚いシステム手帳を持ってみたり。
はたまた尊敬する上司の真似をしてタスク管理アプリに手を出してみたり。

その中で当時本当に僕に役に立ってくれたものはなかったと思います。
僕は、本当にたまたま「使えない」と言いながらも根気よく仕事を教え、フォローしてくれる上司や先輩に恵まれ、またがむしゃらに残業をすることでなんとか自分の仕事をこなしていました。

出来る人の手帳術やらタスク管理アプリは何にもできなかった僕にはあまり役に立ってはくれませんでした。

もっと、社会人としての基礎スキルが必要だったのだと今では思います。

この3倍速で終わる!シンプルTODOリスト仕事術は、まさに社会人としての基礎中の基礎のスキルとして、仕事に対する考え方や進め方をわかりやすく丁寧に解説してあります。

TODOリストと謳っていますが実際にTODOリストの使い方を説明するパートはごくわずかです。

まずはこの本を読んで仕事の考え方や進め方を学び、そこから仕事を3倍速で終わらせる具体的なTODOリスト活用術を学ぶ。これが仕事を出来るようになる最短の道だな、と思います。

では、次からはこの最短の道を歩むべくこの本でどんなことが学べるのか、また当時仕事が出来なかった僕に何が足りなかったか、を考えながらまとめてみたいと思います。

 

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仕事が終わらない原因とその対処法

本書でshinさんは仕事が終わらない理由として以下の5つをあげています。

・仕事の目的を把握していない
・具体的なTODOが見えていない
・具体的なTODOを整理できていない
・TODOを処理する速度が遅い
・TODOが多すぎる

当時の僕には全部当てはまるのですが
(なんなら今も)その中でも

・仕事の目的を把握していない
・具体的なTODOが見えていない
・具体的なTODOを整理できていない

この3つが特に出来ておらず上司にもしょっちゅう怒られていました。

仕事の目的を把握するには?

仕事の目的を把握出来ていないと、言われたことをこなすことしか出来ず先回りして何かを出来ないので
気が利かない などと言われていました。

また、上司に相談を持ち込んだ時も、仕事の目的を深く把握出来ていないので、突っ込んだ質問をされるとだんだん答えにつまってしまうことが多々ありました。

典型的なダメ社員ですね。

そんな状態から抜け出すべくshinさんが本で紹介してくださっている方法が6つあります。

・10個の疑問を洗い出して頭を回転させてみる
・クリティカルシンキングで目的把握の精度を向 上させる
・口グセ①絶対にそうだ、とはいえないよね?
・口グセ②絶対できないなんてことないよね?
・口グセ③間違っているかもしれないけど、
・多重視点で複眼的に目的を捉える

全てを一度に実践するのはなかなか大変ですが、僕はクリティカルシンキング多重視点で複眼的に目的を捉えることをまずは意識して取り入れようと思います。

思えば僕が尊敬している上司はこの2つを必ず実践していました。
そして僕にも実践させようと指導してくれていました。

僕が相談を持ち込むと、必ず僕の意見を聞き、本当にそれが一番なのか?ほかに方法はないのか?ほかに考えることはないのか?をしつこいくらい聞いてくる人でした。
あの時にこの疑問の大切さに気づけていれば!と残念でなりませんが、このshinさんの本を読んだおかげであの時の厳しかった上司の意図がくみ取れたのでよしとします。

TODOを見える化する

・具体的なTODOが見えていない
・具体的なTODOを整理できていない

という問題についてこの本ではある営業マンの事例を基に、TODOを見える化するところまで掘り下げる必要性を説いてくれています。

この営業マンはお客様からの要望を、◯◯について調べる、というざっくりしたTODOだけ書き残して放置してしまったようです。

とんでもない営業マンですね。

ええ、僕のことです。

この話は僕の失敗談を取り上げてくださっています。

そして今でもよくわからない仕事を後回しにしてしまい後悔することがあります。

このような状態にならないようにこの本ではTODOを見える化するための3つの方法を教えてくれます。

・やるべきことをロジックツリーで洗い出す
・コスト/コントリビューションマトリックスで優先順位をつける
・シンプルなマトリックスで行動を評価する

上から順にこなしていけば自然とTODOが見えるように設計して下さっています。

特に僕はまだまだあまり使えていないのですが、ロジックツリーを使うことは本当に効果的だと思います。

普段からルーチンとしてこなしている仕事や、定期的に降ってくるやり慣れた仕事以外はまずロジックツリーを使うように心がけています。
タスクを細かく因数分解していくことで具体的にやることが見えてくるのが気持ちいいです。

ただ、忙しくなるとうっかりロジックツリーで分解することを忘れ、上記のダメな営業マンと同じことをしてしまうのでもっともっと慣れていかないとな、と感じています。

 

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シンプルTODOリストをダウンロードしよう

ここまで仕事の目的の把握方法やTODOの見える化のやり方の説明があってやっと具体的なシンプルTODOリストの使い方に触れられています。
本は残り半分。つまり、上の2つについて半分に渡って解説されているので、どれだけshinさんがその2つを大切に考えているかがわかりますね。

ありがたいことに本の購入特典としてシンプルTODOリストがダウンロード出来るようになっていますので、あとは使うだけです。

このシンプルTODOリスト、ただのTODOリストだけではなく自分の1日のスケジュールに落とし込むことが出来るのでとても重宝しています。

僕は営業なので少しだけ営業用にアレンジしていますが、shinさんがこのシンプルTODOリストに込めた思い、仕事のエッセンスだけは失わないようなアレンジを心がけて、飛躍していきたいと思います。

 

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シンプルTODOリストのダウンロードだけじゃない!章末のおまけもすごい!

この本ではTODOリストに関する考え方や使い方だけではなく、嬉しいおまけが章末についています。それも2つも。

おまけ①コラム

1つがshinさんの想いが込められたコラム。
・行動できない人の2つの特徴とその解決方法
・なんでもできます!は不誠実な態度かもしれない
・短時間で成果をあげ続けるサイクルとは
・物事を理解できる4タイプの人とそうでない人
・努力できないと悩む人に贈る5つの処方箋
・部下から報告を受ける際の3つの反応

ひとつひとつが読み応えがある素晴らしい内容になっています。
ぐさっときたりハッとさせられることばかり。
shinさんの仕事が出来ない人を救いたい、という想いやそのためのtipsが散りばめられています。

ブログoutward matrixでもそうですが、本当に読みやすくて内容もわかりやすい。

最近shinさんはヒマラヤという中国で4億人以上が利用している音声アプリ「shinの3分シンプル仕事術」というチャンネルも始めたので、このコラム内容に興味ある人は、本やブログを読むのと同時にこの音声チャンネルも聞いてみることをおすすめします。

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開発元:XIMALAYA JAPAN,INC.
無料
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おまけ②グラフィックレコーディング

グラフィックレコーディングって知ってますか?

僕はplayersに入って初めて知ったのですが、会議やセミナーでの話の要点を絵や図にまとめる技術です。
色々定義はあるみたいですが、僕は浅くこんな感じで理解しています。

「グラフィックレコーディング」とは、議論や対話などを絵や図などのグラフィックに可視化して記録していくファシリテーションの手法です。

会議の内容を一つの絵として見せることで関係性や構造が直感的にわかり、全体を俯瞰できるため、参加者の認識が合わせやすくなるというメリットがあります。

また、可視化し振り返ることで隠れた問題点を浮き彫りにする、現場の雰囲気など言葉で表現されていない部分まで描いて気づきを与えるなど、「絵のついた議事録」にとどまらない、議論をより良いものとする手法として、注目を集めています。

引用:日本の人事部

そして、この本は章末に本の内容をグラフィックレコーディングでまとめた絵が挿入されておりこれがとてもよくまとまっていてわかりやすいです。
描いているのはshinさんが運営するオンラインサロンplayersのグラレコ女子miyakoさん。

本当にこれだけわかりやすくまとめる技術が僕も欲しかった。
そうしたらこの記事もこんな何が言いたいかよくわからないダラダラした内容にはならなかったはずなのに。。。

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仕事に悩みがある人は一度読んでほしい

本当に素晴らしい本で、仕事に悩みまくってたあの頃の自分、そして今仕事に悩んでいる人やこれから社会人になるのが不安でしょうがない人にぜひ読んでいただきたい!と思いを綴ってたらこんなに長くなってしまいました。

ただ読んだだけでは出来るようにはならないのでしっかり使いこなして、当時根気よく僕を見守ってくれた上司や先輩に成長した姿を見せたいと思っています。

ではでは

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