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タスク管理はエクセルで作ったTO DOリストを使えばうまくいく。おすすめのツールも紹介します

働き方改革が騒がれていますが、自分の与えられた仕事をしっかりこなせていますか?

膨大なタスクを処理しきれずにパンクして

ささもと
ささもと
今日も終電だよー。疲れたー

って言う方もいるんじゃないでしょうか?

なかなか趣味や、副業に充てる時間の捻出も出来ませんよね。

「そんな状況から脱したい!そのためにもまずはタスク管理をしっかりやるぞ!!」

と決意していざタスク管理ツールについて検索してみると、あまりの情報とツールの多さにどれを選べばいいのかちんぷんかんぷん。

ささもと
ささもと
todoisit・・・trello・・・wunderlist・・・どれを選べばいいのかわかんないよー

せっかく1つに絞って使い始めても

ささもと
ささもと
なんか、思ってたのと使い勝手が違うな。もっとこうならないかな?

使い心地に満足できずにほかのツールに手を出してみたり。

すべて過去のぼくの体験談ですが。はっきり言ってこんなことで悩むのは時間のムダですよね?

そこでおすすめしたいのがエクセルでTO DOリストを作ってしまうこと。

エクセルで自作すれば、自分の思い通りに作れて、痒いところにも手が届く。まさに自分専用のTO DOリストを作ることが出来ます。

とは言っても、

ささもと
ささもと
どんなTO DOリスト作ればいいかわからない・・・

って方も多いですよね。そんな方におすすめなのが、戦略コンサルタントのShinという方が作った最強のTO DOリスト。

TO DOリストに必要な要素が組み込まれていてかつ、自分に合った使い方が出来るようカスタマイズがしやすい最強のTO DOリストについて紹介したいと思います。

最強のTODOリストはこちらから

最強のTODOリストが手に入るshinさんの著書「3倍速で終わる!シンプルTODOリスト仕事術」もおすすめ。

シンプルTODOリスト仕事術

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最強のTODOリストについて

最強のTODOリストは、現役の戦略コンサルタントでありながら、月間25万PVを誇るブログoutward matrixの運営者でもあり、さらに500人近くのメンバーを抱えるオンラインサロンplayersのオーナーでもあるスーパービジネスマンshinさんが作成したものです。(肩書き多すぎ!)

最強のTODOリストについて↓

Todoリストの超具体的な活用方法を紹介するよ 

また、shinさんの著書「3倍速で終わる。シンプルTODOリスト仕事術」でも紹介されているので興味ある方はこちらの記事をどうぞ。

仕事に悩む人がまず理解すべき仕事に対する考え方と進め方についてどうも、ささもと(@amaeigyo)です。 僕は約4年前に営業職につきました。 最初の半年間全く成果が出ず、「使えない」と言う...
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実はこの最強のTODOリストはエクセル(厳密に言うとスプレッドシート)で作られています。

「タスク管理アプリ全盛のこの時代にエクセルなんて古いんじゃないの?」

そう思う方もいるかもしれませんが、それでもぼくはこの最強のTODOリストさえあれば、ほかのタスク管理ツールは必要ない!と断言できます。

その理由を説明する前にまずは最強のTODOリストの特徴を3つあげたいと思います。

ボール保持者がわかる

一般のタスク管理ツールにはあまりないのが、このボール保持者についての項目です。

ボール保持者とはずばり、ボールを持っている人。

仕事というのは、自分一人で完結するわけではありません。誰かに作業を振ったり、上司にレビューしてもらわなければなりません。

つまり、各TODOはいろんな人の手を渡り歩くのです。

引用:TODOリストの超具体的な活用方法を紹介するよ

・今自分がすべきタスクなのか
・誰かに依頼しているタスクなのか

ここが曖昧だとTODOリストは溜まっていく一方ですからね。

大事です。

進捗が細かくわかる

この最強のTODOリストでは、20%刻みで進捗を入力するようになっており、100%になると、自動的にグレーアウトします。

また、完了予定日を過ぎても完了していないものは、自動的にピンクで塗りつぶされ、可視化されます。

一般のタスク管理ツールですと、

未実施
実施中
完了

くらいは選べたりしますが、20%刻みで細かく管理出来ることで、今自分が何をすべきか、が一目でわかります。

スケジュール表と連動している

これが最大の特徴であり、一番のおすすめポイントです。

TODOリスト単体だと今やるべきことが可視化しにくい。かといってアプリだと日付はリマインド出来たりするけど、明確なスケジュールには別途落とし込まなくてはいけない。

しかし、この最強のTODOリストは、TODOのID番号を打つだけで、進捗やボール保持者が可視化できます。

朝、会社に来たらざっとTODOリストを眺めて、スケジュール表に数字をポチポチ入力していくだけで、その日のスケジュールが出来上がるのです。

めちゃくちゃ便利ですよ。

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タスク管理ツールは最強のTODOリストを選ぶべき2つの理由

さて、ここまでざっと最強のTODOリストがどんなものか、紹介させてもらいました。

有名なタスク管理ツールの方が、色々な機能があったり、ビジュアル的に見やすい、というのもあるかもしれません。

それでもぼくがこの最強のTODOリストをおすすめするには2つの理由があります。

使い方が非常にシンプル

この最強のTODOリストはアプリではなく、エクセルを用いて作られているので、使い方が非常にシンプルです。

・TODOのID
・タスクの内容
・カテゴリ
・ボール保持者
・開始予定日と完了予定日
・開始日と完了日
・進捗

これら7つの項目をさくっと打ち込むだけですし、スケジュール表に連動するにも、TODOの通し番号であるIDを入れていくだけです。

余計な機能は一切ないですが、必要な機能は全て揃っている印象です。

巷のタスク管理アプリとかだと、長押しやタップで直感的に使えたりしますが、多機能すぎて使いこなせなかったりします。

ぼくが以前使っていたtodoistだと、ルーチンを繰り返し設定出来たりしますが、(毎月何日とか)たまたまその日が休日とかだと結局自分で入力し直さなければなりませんでした。

だったら最初から自分で日付入れちゃう方が楽です。

カスタマイズが自由自在

何度か説明しましたが、この最強のTODOリストはエクセルで出来ています。つまり、自分の使い方に合わなかったり、機能を追加したければ自分でカスタマイズしてしまえばよいのです。

巷のアプリだとそうはいきません。

「少し自分の使い方に合わないな、使いづらいな」

と思っても改善される可能性は相当低いと言わざるを得ないでしょう。なぜなら万人受けするように作られたのが、巷のアプリだから。

一方で、エクセルで作られた最強のTODOリストなら自由自在にカスタマイズ出来、まさに自分のためだけのTODOリストを作ることが可能です。

エクセルに強くなくてカスタマイズ出来ないよ、という方にはこんなサービスもあります。

Excelを制する者は人生を制する サービスラインナップ

エクセルを教わって自分で作るもよし。いっそのこと理想の形を伝えて作ってもらうのもありです。

少しお金はかかりますが、自分用にカスタマイズされた最強のTODOリストを使って、タスクをさくさくこなすことが出来れば、業務時間を間違いなく削減出来ます。

あなたの時給が2,000円相当だとすれば、一日1時間削減するだけで

平日5日間×2,000円=10,000円
10,000円×4週間=40,000円

月に約40,000円分の時間を生み出すことが出来ます。

空いた時間を趣味に使ってリフレッシュしたり、副業で別の収入源を確保することに時間を使うことも出来ます。

 

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最強のTODOリストでさくさくタスクをこなそう

今回は、どのタスク管理ツールを使えばいいかわからず、あちこち手を出しては挫折したぼくが、唯一半年以上継続して使用出来ている最強のTODOリストを紹介しました。

TODOリストの機能としても

・ボール保持者がわかる
・進捗が細かくわかる
・スケジュール表と連動している

などよい点ばかりなのですが、アプリではなく自由自在に管理できるエクセルを使用しているという点がとてつもないメリットを生み出してくれます。

最初はシンプルなフォーマットで使いながら、自分の使いやすいようにカスタマイズしていく。

そうすることで、自分に合った世界にひとつだけのオリジナルTODOリストとなり、あなたのタスク管理を劇的に改善させてくれるはずです。

日々の業務に追われている人はぜひ、この最強のTODOリストを導入し、業務改善と空いた時間の有効活用を同時に実現させちゃいましょう。

 

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素晴らしいタスク管理のツールを手に入れても使いこなせなかったら意味がないですよね。

そこで、タスクの正しい管理の仕方も記事にまとめましたので、読んでみてください

仕事が忙しくて終わらない人におすすめの超簡単タスク管理術どうも、ささもと(@amaeigyo)です。 昨年の秋ぐらいから、本業が異様に忙しくててんやわんやしていました。 次々と降ってくる膨...