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仕事が忙しくて終わらない人におすすめの超簡単タスク管理術

どうも、ささもと(@amaeigyo)です。

昨年の秋ぐらいから、本業が異様に忙しくててんやわんやしていました。

次々と降ってくる膨大なタスクに立ち向かう日々。

こなしてもこなしても、新しいタスクが降ってきてまるで終わりが見えません。
しかも仕事をしているそばから、次の仕事の依頼が来たりしてそっちをこなしているうちに1日が終わってしまう。

本当にやらなくてはいけない大事なタスクは終わっておらず

ささもと
ささもと
あれ?今日1日、何してたんだっけ?

あなたも仕事をしているとこんな経験があるのではないでしょうか?

今回はこんな状態から抜け出し、タスクを効率よくこなしていくためのある方法を紹介したいと思います。

それはアイビー・リー・メソッドというタスク管理の方法です。

ぼくはこのアイビー・リー・メソッドを取り入れてからは、降ってくるタスクを効率よくこなし

ささもと
ささもと
全然仕事終わらなかった・・・

というような状態から抜け出すことが出来ました。

ちなみにこのアイビー・リー・メソッドという方法は、メンタリストで有名なDaiGoさんの著書自分を操る超集中力で紹介されていたものになります。より詳しく知りたい方は、読んでみるといいかもしれません。

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アイビー・リー・メソッドとは?

アイビー・リー・メソッドとは、経営コンサルタントのアイビー・リー氏が考案したとてもシンプルなTODOリストです。

アイビー・リー氏は鋼鉄会社の社長に「やることが多すぎて仕事が終わらない」というような相談を受けた時に、この方法を伝授したそうです。

数ヶ月後、このアイビー・リー・メソッドを導入したことで、仕事の生産性が劇的に改善されたこの鋼鉄会社の社長は、アイビー・リー氏に報酬として約5,000万円の支払いをしたと言われています。

つまり、アメリカの鋼鉄会社の社長が、5,000万円分の価値があると認めたタスク管理法ということですね。

と、こんな御託はどうでもいいから早くアイビー・リー・メソッドのやり方を教えてくれって話ですよね。
はっきり言ってめちゃくちゃシンプルです。1回聞いただけですぐ実践出来るほどシンプル。

  1. 紙に「明日やるべきこと」を6つ、メモする
  2. その6項目を重要だと思われる順に1、2、3、4、5、6と番号を振る
  3. 翌日、このメモの順番に従って仕事を進める
  4. もし全部できなかったら、悔やむことなく忘れる
  5. その後、明日のための6つの項目を新しくメモする
  6. 1〜5を丁寧に繰り返す

引用:メンタリストDaiGo著 「自分を操る超集中力」より

どうです?めちゃくちゃ簡単じゃないですか?

毎日5分あれば出来ちゃいます。

なぜ、この方法がいいのか?

冒頭に書いたように昨年の秋ぐらいから、どうにも忙しくなり仕事が終わらない状態が続いていたぼくですが、この方法を取り入れることで、かなり効率的に仕事をこなすことが出来ています。

その理由をこれからお伝えしますね。

 

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アイビー・リー・メソッドのメリットは?

アイビー・リー・メソッドを使うメリットは

  1. 1つ1つに集中してこなすことで、脱線せずに仕事を進められる
  2. その日やるべき重要なタスクから終わっていくので、全部終わらなくても気が楽

この2つです。

①はいわゆるシングルタスクの考え方です。

1つの仕事をしている途中に、ふと別の仕事を思い出したり気になってそっちにも手をつけてしまうことありませんか?

はたまた、急に頼まれごとを受けてそっちに手をつけたり。

こういうマルチタスクをしていると集中力が切れて、仕事が終わらない確率を上げてしまいます。
それを防ぐためにも、1つのタスクに取り掛かったらそれが終わるまで他のことをせずにやり切るシングルタスクが重要です。

とは言っても、ふとやらなければいけないことを思い出したり、頼まれ事をされることはありますよね。
そんな時は、ひとまず思いついたことや頼まれ事をノートや付箋にメモしておいてください。

そしてタスクが終了したあとや、仕事の最後にまとめてこなしてしまいましょう。

シングルタスクについて詳しく知りたい人はSINGLE TASK-一点集中術-という本を読んでみてください。

なぜシングルタスクが素晴らしいのかがよくわかりますよ。

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②も大切で、ふつうにTODOリストを作ったのに全部終わらなかった時って絶望しますよね。

ささもと
ささもと
あれもこれも終わってない・・・どうしよう・・・

って。

でも、アイビー・リー・メソッドを使っていれば絶望する必要は全くありません。

だってその日1番大切なタスクは最初に終わっているのですから。

6つ書き出したタスクを、重要な事順にこなしていくので、残ったタスクはその日やらなければいけないタスクの中では重要度が低かったものです。

なので1日が終わったあと、リストを見直すと

ささもと
ささもと
今日は全部の仕事は終わらなかったけど、1番重要だった○○と、次に重要だった××が終わったぞ

と満足感を得られるはずです。

そして残ったタスクは綺麗さっぱり忘れてまた次の日のタスクを6つ書き出しましょう。

このようにアイビー・リー・メソッドをこなしていくことで、毎日毎日重要なタスクから順に、集中して終わらせていくことが出来ます。

 

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仕事がさくさく終われば、幸福度が上がる

冒頭に書いたように、ぼくは昨年の秋ぐらいから、あまりの忙しさにてんやわんやしていました。

  • 仕事が終わらず遅くまで残業する
  • 残業したのに、やらなきゃいけないことはてんこ盛り
  • 帰ってから、ブログを書いたり、趣味に没頭する時間も体力も気力もない
  • 休みの日も疲れが中々取れない

久しぶりにストレスMAXな日々でした。

でも、このアイビー・リー・メソッドに出会い、

  • 大事なことから1つ1つこなす
  • 全部終わらなくても気にしない

これらを意識するようになってからは、めちゃくちゃ仕事が捗るようになったし、残業時間も減りました。

毎日毎日重要なタスクから終わっていくので、仕事が終わらない焦りもだいぶ緩和されます。

おかげで、最近はまたブログに時間を使ったり、勉強したり趣味に没頭する時間を増やせるようになってきました。

少し前まではちょっとしたことでイライラしたり、愚痴っぽかったですが、今はだいぶ穏やかです。

あなたもアイビー・リー・メソッドを実践して、膨大な仕事を1つずつ着実にこなしていってはいかがでしょうか?

仕事が終わらないストレスから解放されて、効率的にタスクをこなせるようになりますよ。

アイビー・リー・メソッドについて詳しく知りたい方は、メンタリストDaiGoさんの「自分を操る超集中力」という本を読んでみてください。

心理学や脳科学の観点からも、このアイビー・リー・メソッドが優れている理由なんかも書かれていて勉強になりますよ。

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活字で読むのめんどくさいし時間がないという方にはマンガ版がおすすめです。

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